Business email正確寫法大公開

正式英文Business email 究竟該怎麼寫？該怎麼稱呼對方？怎麼講重點？又該如何有禮貌地結束信件？

台灣英語網站voicetube這篇介紹的是比較正式的商業信件 business email，通常應用在聯絡別的公司或不熟悉的同事，在寫英文信件的時候最重要的是語氣和文法，尤其是跟 native speaker 溝通的時候要特別注意文法。

1. Greeting/ 問候語

Business email 的開頭都需要一個 greeting 或是問候，最常見的用法是 Dear 加收信人的名字，以下是一些例子：

Dear John,


Dear Mr. John Smith,


Dear Mr. Smith,

加上稱謂的用法比較正式，寄信給長輩或客戶比較常用，如果是寄給同事或是別的公司的合作夥伴直接寫名字 (first name) 就可以了。

假如不確定收件人是誰的時候，即公司收到信通常都會轉寄給相關的人員，可以參考以下例子：

To whom it may concern,（敬啟者：）


Dear Sir or Madam,

要記得這些 greeting 後面都需要加一個逗號 (comma) 然後空一行 (empty line) 才能開始寫信。

2. Purpose/ 目的

在進入信件內文前，我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。

I am writing to inquire …
我寫這封信想詢問 …


I am writing in reference to …
我寫這封信是關於 …

在回覆信件的時候，可以這樣說：

Thank you for reaching out to us regarding …
感謝您主動聯絡我們 …

提提大家，in reference to 以及 regarding 都是「有關」或「關於」的意思，兩者的用法和 about 很接近，差別是 about 比較不正式，是比較口語的用法。

口語：I’m talking about the meeting scheduled for next week.


正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.


正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

大家有沒有注意到 ，in reference to 的用法跟 regarding 不同？通常 in reference to 用於「說明已經跟對方提過的事」，regarding 的用法比較廣泛。

3. Content /內文

再來就是信件的內文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業信件的時候內文要簡單明瞭(clear and concise)，相信大家每天也收到很多 email，不想讀很冗長的信吧！

跟附件相關的用法：

I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。


Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
請參閱附加檔案內之服務相關報價。

4. Closing /結尾

信件內文的最後一部分通常會感謝收信人或解釋下一步是什麼。

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯繫。


Thank you for your time and consideration.
感謝您的寶貴時間。


I look forward to hearing from you.
我很期待能夠收到您的回覆。

5. Sign off and signature block /結尾敬語與簽名檔

再來就是信件的結尾，會有 sign off 和 signature block，sign off 要注意只有第一個字需要大寫！下面提供一些最常看到的 sign off：

Sincerely,


Yours sincerely,


Respectfully,


Best regards,

在北美其實比較少人會用 Best regards，它並不能算很正式，所以大多數的人會用 Sincerely，它是最正式和最安全的用法！

Sign off 後面要接 signature block，這個包括你的姓名 (name)、職稱 (title)、公司 (company)、聯絡資訊 (contact information) 等。

Sincerely,

John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000

6. 完整Business email範例 

最後，我們來看看完整的一個Business email範例 

Dear Ms. Jones,

Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation.

 

These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. Once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.

 

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.

 

Sincerely,

John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000

提提大家，寫完 email後不要忘記檢查清楚，是否有沒有文法或拼法的錯誤！

全文刊於voicetube，獲授權轉載。